A portaria nº 211/19, publicada pelo Diário Oficial da União em 12 de abril de 2019, aborda a questão da assinatura eletrônica nos documentos comprobatórios de regularidade empresarial frente às normas de SST – Segurança e Saúde no Trabalho. A publicação estreita a relação dos órgãos governamentais envolvidos com o mundo digital, em mais um passo dado em direção à modernização que chega em boa hora para facilitar os processos de regulamentação de empresas.
A medida torna válida a utilização de assinaturas eletrônicas e certificações digitais como atestado de situação empresarial regular, condição atribuída pela aplicação de programas previstos pela legislação que rege as Normas Regulamentadoras. Os arquivos digitais, no entanto, devem seguir algumas especificações, como explicaremos melhor a seguir.
Como será o arquivamento digital?
A documentação deverá ser salva em formato Portable Document Format (PDF), com qualidade padrão (PDF/A-1), conforme descrito na norma ABNT NBR ISO 19005-1. Deverá, também, seguir o padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, a qual viabiliza a emissão de certificados digitais de identificação virtual por meio do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Outro ponto importante é que deve estar disponível para ser apresentado à Inspeção do Trabalho, quando solicitado em fiscalizações.
Essa medida visa facilitar o trabalho de fiscalização do governo e das empresas em garantir que os processos de regulamentação sejam arquivados de forma correta. O armazenamento digital também permite um controle mais preciso sobre os documentos, os quais podem ser acessados prontamente em meios eletrônicos, sem ocupar espaço em arquivos físicos.
Os documentos digitais considerados válidos, abordados pela portaria 211/19, são:
- Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;
- Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;
- Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT;
- Programa de Proteção Respiratória – PPR;
- Atestado de Saúde Ocupacional – ASO;
- Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR;
- Análise Ergonômica do Trabalho – AET;
- Plano de Proteção Radiológica – PRR;
- Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
- Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
- Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
- Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.
Como se manter regularizado com a nova medida?
Documentos assinados manualmente também poderão ser arquivados em meios digitais, se seguirem os padrões definidos pela portaria em questão – inclusive os criados antes da publicação da portaria, conforme explica o órgão CBIC (Câmara Brasileira da Indústria da Construção). Porém, estes papéis deverão ser armazenados durante o período de vigência da validade do documento, para que seja possível consultá-lo caso seja necessário ou solicitado pela Inspeção do Trabalho.
A assinatura digital, armazenamento e apresentação em meios eletrônicos são facultativos por enquanto, mas têm prazo estabelecido para serem obrigatórios. Empresas de diferentes portes possuem tolerância divergente. Microempresas ou microempreendedores individuais têm cinco anos para se digitalizarem, pequenas empresas têm três anos, e as demais empresas têm dois anos de prazo, contado a partir da publicação da portaria nº 211/19. A apresentação do documento em papel será aceita somente em casos excepcionais, como quando não for possível acessar o arquivo digital por algum motivo determinado.
A Ambientec é pioneira na prestação de serviços e soluções completa relacionadas à Segurança e Saúde no Trabalho. Com a publicação da nova portaria, a utilização das assinaturas e certificações digitais auxiliará ainda mais na regularização das empresas frente às leis, com nossa empresa atuando em conjunto para manter os clientes sempre em dia com a legislação.
Fontes:
Diário Oficial da União do dia 12/04/2019, sobre a portaria nº 211/19: http://www.in.gov.br/materia/-/asset_publisher/Kujrw0TZC2Mb/content/id/71296699/do1-2019-04-12-portaria-n-211-de-11-de-abril-de-2019-71296500
Comissão Brasileira da Indústria da Construção: https://cbic.org.br/relacoestrabalhistas/portaria-211-2019-do-ministerio-da-economia-secretaria-especial-de-previdencia-e-trabalho-secretaria-de-previdencia/