O eSocial é um sistema do Governo Federal que reúne dados cadastrais e emite uma guia única para as contribuições fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Ele está previsto para entrar em vigor até Julho de 2018 e já estão em pauta possíveis novos adiamentos, mas, já se sabe que em algum momento será implementado e exigirá uma série de mudanças para as quais as empresas poderão não estar preparadas. É certo que esta adequação exigirá muito trabalho e prazo estendidos.
Este sistema traz consigo diversas mudanças, mas a principal delas (e a de maior dificuldade de implementação) é a mudança de cultura, afinal, muitos processos com os quais a empresa está acostumada serão revistos ou, simplesmente, deixarão de existir trazendo um novo posicionamento no dia a dia dos funcionários da organização durante e após a implantação.
Os gestores terão de mudar a maneira como tomam decisões, sejam elas de contratação ou realocação de profissionais e um planejamento detalhado será, mais do que nunca, necessário. Atividades rotineiras, como a admissão de funcionários, exigirão antecedência.
Para apoiar no planejamento desse processo de mudança, separamos 9 passos de forma a alinhar e preparar sua equipe para o projeto do governo federal.
1° Passo – Conheça o eSocial
Conheça as mudanças acarretadas pelo eSocial e como isso afeta a realidade da sua empresa.
Faça um levantamento geral da situação atual de sua empresa frente aos sistemas de informação e atualização de dados e de cumprimento dos aspectos legais trabalhistas em que sua empresa está legalmente enquadrada.
2° Passo – Mapeie os sistemas da empresa
Mapeie os campos exigidos nos layouts do eSocial e descubra as necessidades de adequações do sistema de origem, a fim de garantir que esses dados estejam completos e certos, caso sua empresa faça todas as rotinas trabalhistas de forma manual.
3° Passo – Repense os processos para o formato digital
Ou seja, registre o fato quando ele ocorrer integre as áreas e os processos de negócios; estabeleça prazos e parametrize sistemas no padrão que será exigido pelo eSocial.
4° Passo – Avalie os processos da empresa
E garanta que estão aderentes à legislação e, sempre que possível, opte pela automatização.
5° Passo – Defina um responsável para o projeto
Capacite este responsável mais sua equipe e distribua as responsabilidades do eSocial entre a equipe de profissionais e capacitados.
6° Passo – Alinhe o processo com terceiros
Reúna as empresas terceirizadas com as quais possui contrato e que, de alguma forma, serão responsáveis por prestar informações sobre essa relação. Ou seja, ajuste os processos com possíveis parceiros.
7° Passo – Defina um único ponto de gestão da transmissão dos dados
Só assim será possível melhorar a qualidade e a assertividade da informação.
8° Passo – Atualize o cadastro dos funcionários
Verifique se as informações, dos colaboradores de sua empresa estão atualizadas na empresa e junto ao INSS.
Defina formas de como irá recolher os novos de alterações cadastrais e de seus trabalhadores e como irá mantê-los permanentemente atualizados.
Treine todos os trabalhadores da empresa de forma que entenda a importância de manter seu cadastro de empregado junto à empresa, sempre atualizado, informando a equipe de atualização os dados de qualquer alteração que ocorrer na sua vida física como mudança de endereço, de escolaridade, de situação civil (casou, separou, etc), de situação familiar (óbitos de dependentes, nascimento de filhos, etc).
9° Passo – Invista em Governança
Antecipe os problemas, avalie inconsistências, cheque as informações e defina ações de melhorias continuamente. Foque na prevenção dos problemas e avalie inconsistências.
Faça acordos de nível operacional, ou seja, estabeleça prazos internos e garanta que eles sejam cumpridos conforme o que rege a legislação.
Além de sempre definir ações de melhoria contínua.
Lembre-se que:
1 – Com o eSocial, as leis trabalhistas serão consolidadas e acompanhadas digitalmente e envolverá atuação conjunta de vários setores da empresa como gestão de pessoas, tributação e jurídico.
2 – Quando estiver em pleno funcionamento, o eSocial unificará o envio dos dados sobre as relações de trabalho para o Governo Federal, exigindo que as empresas prestem suas informações de maneira 100% integrada.
3 – Com arquitetura de inteligência fiscal, o Governo espera que o projeto do eSocial tenha a capacidade de relacionar as informações, apurar as inconsistências e inconformidades, além de registrar e aplicar as penalidades fundamentadas na legislação fiscal, trabalhista e previdenciária.
4 – Estima-se que 60% das informações requeridas no eSocial tenham origem no setor de RH, 40% virão de outros departamentos como Medicina do Trabalho, Compras, Jurídico, Compliance, Produção, Vendas e Fiscal/Contábil.
Por isso deixar as adequações para o último momento potencializa o risco de não cumprimento das obrigações, perdas de vantagens concorrenciais e poderá sujeitar sua empresa às penalidades legalmente previstas, então está esperando o quê? Saiba como podemos ajudá-lo.
Ainda está com dúvidas? Leia esta matéria sobre os Problemas da não adequação ao eSocial – uma reflexão realista.